Autor: Kurt Schauer
“Sólo los convencidos pueden convencer.”
Con esta frase, Joseph Joubert, moralista y ensayista francés del siglo XVIII, resume las condiciones para una presencia ferial exitosa. Un concepto ferial profesional, holístico y sofisticado no sólo debe entusiasmar a un pequeño grupo de personas: este entusiasmo debe transmitirse. Porque una cosa es segura: los proyectos exitosos sólo pueden iniciarse con entusiasmo. Esto es aún más cierto porque, como parte de la planificación y presencia en una feria comercial, personas de diferentes disciplinas se reúnen para crear conjuntamente el marco para el evento.
Taller interno del personal de la feria
Es fundamental implicar desde el principio a los trabajadores que posteriormente formarán el personal del stand en la feria, implicarlos en la planificación y convencerlos. En un taller interno se deben discutir cuestiones importantes y encontrar respuestas claras:
- ¿Cuales son nuestros objetivos y cómo queremos alcanzarlos?
- ¿A quién queremos dirigirnos?
- ¿Qué estrategia seguimos?
- ¿Nuestra presencia en la feria encaja en el concepto de comunicación existente?
- Si no existe un concepto: ¿Podemos desarrollar un concepto a través de nuestra presencia en una feria?
Somos sus especialistas en conceptos feriales.
Lo ideal es que un taller sobre planificación de ferias sea preparado y moderado por especialistas externos, ya que la visión interna de una empresa suele ser muy diferente de la externa. Los ingenieros de desarrollo, por ejemplo, tienden a querer mostrar todos sus logros. Esto a menudo provoca que los stands de exposición se sobrecarguen con objetos expuestos y resulten confusos, haciendo que el concepto real se pierda entre la multitud.
Nuestro trabajo es hacer que su marca sea tangible y fácil de entender en tres dimensiones en el stand de la feria, ya sea a través de un sistema de colores, señalización, exhibiciones etiquetadas o íconos inteligentes. Aportamos nuestra comprensión del espacio, la forma y el material. Por supuesto, en este paso de planificación chocan diferentes perspectivas. Con entusiasmo y posiblemente con la moderación de un así llamado coach ferial, la visión interna empresarial puede complementarse de forma significativa con una visión externa creativa y comunicativa. De esta forma se crean estrategias innovadoras y modelos exitosos de comunicación orientada a la experiencia que reúnen a las personas en el stand de la feria y fomentan el intercambio.
Nuestro experimentado equipo estará encantado de ayudarle a desarrollar conceptos y stands feriales hechos a medida y le acompañará a través de talleres para que nada se interponga en su próxima aparición en una feria. Nuestra gama de servicios también incluye la capacitación de su personal ferial tanto antes como durante la feria. Estamos disponibles como punto de contacto externo desde el principio, asumiendo la coordinación general y permitiendo que su personal ferial se concentre plenamente en la comunicación de encuentros orientada a la experiencia.
En concreto: la diferencia en una feria no la marca sólo el diseño corporativo (CD), sino sobre todo el reconocer y aprovechar el potencial de la identidad corporativa (IC). La presencia en una feria gana identidad y diferenciación cuando se tienen en cuenta todos los factores relevantes, especialmente el personal del stand, que encarna el espíritu de toda la empresa.
Está claro que el éxito de una feria comercial requiere algo más que entusiasmo. Si no se guía, no conducirá a la meta. Esto se complementa con coraje y disciplina: coraje para emprender caminos nuevos y sorprendentes en la comunicación sin poner patas arriba la comunicación corporativa, y disciplina para implementar consistentemente el concepto aprobado, con la perseverancia necesaria y el apoyo de una agencia o un coach ferial.
"Nunca tienes una segunda oportunidad para causar una primera impresión"
De hecho, especialmente cuando se asiste a una feria, no hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión: una idea que se transmite acertadamente por el conocido eslogan publicitario del champú anticaspa Head & Shoulders de los años 1980. Por lo tanto, es fundamental prestar mucha atención a cómo se crea esta primera impresión. La apariencia de una feria comercial está influenciada en gran medida por los empleados que se encuentran en el stand. Si no parecen competentes, amigables y sociables, incluso la mejor presentación del stand de exposición no sirve de nada y se pierde la oportunidad de causar una buena primera impresión.
Cinco consejos del coach ferial de la agencia de publicidad KAOS para un buen personal ferial:
- Tome la decisión correcta: Tómese el tiempo suficiente para revisar las calificaciones de sus empleados en todos los niveles. No se trata sólo de conocimientos técnicos, sino también de sociabilidad, fuertes habilidades de comunicación, cortesía, amabilidad, resistencia al estrés, comprensión rápida y alta motivación.
- Designar un encargado de stand: Designe dentro del equipo un jefe de stand que sea responsable del stand y de su presentación durante toda la feria, idealmente en estrecha coordinación con el coach de la feria.
- Crear un plan de trabajo y procesos: Establezca un cronograma detallado para el stand de exposición y distribuya las tareas claramente entre los miembros del equipo. De esta manera evitarás el aburrimiento o la incertidumbre sobre qué hacer y cuándo.
- Asegúrese de una distribución clara de tareas: Defina con precisión las tareas en el stand de la feria y regístrelas por escrito para que todos los empleados puedan verlas en cualquier momento. Las listas de verificación pueden ser útiles para garantizar que se completen todas las tareas.
- Capacita a tus empleados con entusiasmo: Sus empleados necesitan saber exactamente cuál es el objetivo de la feria y qué quiere conseguir la empresa. Ya sea para mantener a los clientes existentes o para adquirir nuevos clientes mediante la presentación de nuevos productos, todos deben tener conocimientos suficientes sobre la empresa, la identidad corporativa, los productos y los nuevos productos. Además, se deben aclarar las reglas básicas de etiqueta, desde la cortesía y la vestimenta uniforme hasta el manejo adecuado de las tazas de café vacías.
Un complemento útil: en el stand hay una guía de conversación y una pequeña guía de etiqueta ferial que resume lo que se debe y no se debe hacer durante, antes y después de las extenuantes horas de la feria, y que son herramientas bonitas y siempre funcionales.
“Si no puedes medirlo, no puedes gestionarlo”
“Lo que no se puede medir, no se puede controlar”, escribió el economista estadounidense Robert S. Kaplan en su libro de 1996 “Balanced Scorecard”. Esta sabiduría debería desempeñar un papel central en cualquier concepto de publicidad y marketing, especialmente en el sector ferial. ¿Por qué molestarse en planificar y organizar cuidadosamente un presupuesto y una exposición si no se puede medir el éxito después? Por lo tanto, a pesar de todo el entusiasmo por las buenas conversaciones, las consultas interesantes y las ofertas interesantes, es necesario seguir los siguientes pasos:
- Comprobación de costes/beneficios y control de facturas: Estos pasos deberían demostrar si el esfuerzo realmente valió la pena.
- Evaluación del registro de visitantes: Los datos de los visitantes recogidos profesionalmente durante la feria deben evaluarse.
- Mantener nuevos contactos en el CRM: Los contactos recién adquiridos deben agregarse a la base de datos propia de la empresa (CRM) y mantenerse allí.
- Redactar un informe final: Este informe debería presentarse posteriormente a todos los implicados, idealmente con el mismo entusiasmo que impulsó el proyecto desde el principio.
Lo que comienza con entusiasmo se convierte en una exitosa “llamada a la acción” gracias a un concepto de feria convincente, medios publicitarios sofisticados y obsequios inteligentes, especialmente con la participación temprana del personal de la feria y el apoyo de un coach ferial. Así que ya es hora de prepararse para la próxima feria comercial.
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Hubertus von Kolkow
Responsable de Consultoría y Estrategia de Marca
