Autor: Kurt Schauer
«Solo el convencido convence.»
Con esta frase, Joseph Joubert, moralista y ensayista francés del siglo XVIII, resume la condición previa para una presencia exitosa en una feria. Uno no solo debe dejarse entusiasmar en un pequeño círculo por un concepto de feria profesional, holístico y maduro, sino que este entusiasmo debe transmitirse. Porque es cierto: solo a través del entusiasmo pueden comenzar proyectos exitosos. Esto es aún más cierto, ya que en el marco de la planificación y presencia en la feria, personas de diferentes disciplinas se unen para crear conjuntamente el marco para el evento.
Taller interno del personal de la feria
Es es crucial involucrar al personal que posteriormente formará parte del equipo del stand en la feria desde el principio, incluyéndolos en la planificación y convenciéndolos. En un taller interno, se deben discutir preguntas importantes y encontrar respuestas claras:
- ¿Cuáles son nuestros objetivos y cómo queremos alcanzarlos?
- ¿A quién queremos dirigirnos?
- ¿Qué estrategia seguimos?
- ¿Nuestra presencia en la feria encaja en el concepto de comunicación existente?
- Si no hay un concepto: ¿Podemos desarrollar un concepto a través de la presencia en la feria?
Somos sus especialistas en conceptos de ferias comerciales
Idealmente, un taller de planificación de ferias comerciales debería ser preparado y moderado por especialistas externos, ya que la visión interna de una empresa a menudo difiere mucho de la visión externa. Los ingenieros de desarrollo, por ejemplo, tienden a querer presentar todos sus logros. Esto a menudo lleva a que los stands de ferias se sobrecarguen de exposiciones y se vuelvan confusos, lo que hace que el concepto real se pierda en la multitud.
Nuestra tarea consiste en hacer que su marca sea „tridimensionalmente“ experimentable y fácilmente comprensible en el stand de la feria, ya sea a través de un sistema de colores, señalización, exposiciones marcadas o iconos inteligentes. Para ello, aportamos nuestra comprensión del espacio, la forma y el material. Naturalmente, en esta etapa de planificación chocan diferentes perspectivas. Con entusiasmo y, posiblemente, la moderación de un llamado „coach de ferias“, la visión interna de la empresa puede complementarse de manera significativa con una visión externa de diseño y comunicación. Así surgen estrategias innovadoras y modelos de éxito para una comunicación de encuentro orientada a la experiencia, que reúne a las personas en el stand de la feria y fomenta el intercambio.
Nuestro experimentado equipo estará encantado de ayudarle en el desarrollo de conceptos y stands de ferias comerciales a medida, y le acompañará a través de talleres, para que nada se interponga en su próxima participación en una feria. Nuestro espectro de servicios también incluye el coaching de su personal de feria tanto antes como durante la feria. Desde el principio, estamos a su disposición como contacto externo, asumimos la coordinación general y permitimos que su personal de feria se concentre plenamente en la comunicación de encuentro orientada a la experiencia.
Concretamente: la diferencia en una feria no solo se logra a través del Corporate Design (CD), sino sobre todo a través del reconocimiento y el aprovechamiento del potencial de la Corporate Identity (CI). Una participación en una feria adquiere identidad y diferenciación cuando se tienen en cuenta todos los factores relevantes, especialmente el personal del stand, que encarna el espíritu de toda la empresa.
Está claro que para el éxito en una feria se necesita más que solo entusiasmo. Sin dirección, no lleva al objetivo. Se complementa con coraje y disciplina: coraje para tomar caminos nuevos y sorprendentes en la comunicación, sin poner patas arriba la comunicación corporativa, y disciplina para implementar consistentemente el concepto aprobado, con la perseverancia necesaria y el apoyo de una agencia o un coach de ferias.
«Nunca se tiene una segunda oportunidad para causar una primera impresión»
De hecho, especialmente en una presencia en ferias, no hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión, una idea que el conocido eslogan publicitario del champú anticaspa Head & Shoulders de los años 80 transmite acertadamente. Por lo tanto, es crucial prestar mucha atención a cómo se crea esa primera impresión. La presencia en una feria está significativamente marcada por el personal del stand. Si estos no actúan de manera competente, amable y sociable, la mejor presentación del stand no sirve de nada, y la oportunidad de causar una buena primera impresión se pierde.
Cinco consejos del coach de ferias de la agencia de publicidad KAOS para un buen personal de feria:
- Haga la elección correcta: Tómese el tiempo suficiente para verificar las cualificaciones de sus empleados en todos los niveles. Esto no solo se refiere a los conocimientos técnicos, sino también a la sociabilidad, la capacidad de comunicación, la cortesía, la amabilidad, la resistencia al estrés, la rápida comprensión y una alta motivación.
- Designe un jefe de stand: Nombre a un jefe de stand dentro del equipo que asuma la responsabilidad del stand y de la presentación durante toda la feria, idealmente en estrecha coordinación con el coach de ferias.
- Cree un plan de trabajo y de procedimiento: Establezca un cronograma detallado para el stand de la feria y distribuya claramente las tareas entre los miembros del equipo. De esta manera, evitará el aburrimiento o la incertidumbre sobre qué hacer y cuándo.
- Asegure una clara distribución de tareas: Defina las tareas en el stand de la feria con precisión y regístrelas por escrito, de modo que estén disponibles para todos los empleados en todo momento. Las listas de verificación pueden ser útiles para asegurarse de que todas las tareas se realicen.
- Capacite a sus empleados con entusiasmo: Sus empleados deben saber exactamente cuál es el objetivo de la feria y qué quiere lograr la empresa. Ya sea el mantenimiento de clientes existentes o la captación de nuevos clientes mediante la presentación de nuevos productos, todos deben tener suficiente conocimiento sobre la empresa, la identidad corporativa, los productos y las novedades de productos. Además, deben aclararse las reglas básicas de etiqueta, desde la cortesía y la vestimenta uniforme hasta el manejo ordenado de las tazas de café vacías.
Un complemento útil: herramientas bonitas y siempre funcionales en el stand son una guía de conversación y un pequeño manual de etiqueta para ferias, que resume los „Do’s and Don’ts“ durante, antes y después de las agotadoras horas de feria.
«Si no puedes medirlo, no puedes gestionarlo»
«Lo que no puedes medir, no puedes dirigir», escribió el economista estadounidense Robert S. Kaplan en su libro «Balanced Scorecard» en 1996. Esta sabiduría debería desempeñar un papel central en cualquier concepto de publicidad y marketing, especialmente en el sector ferial. ¿Por qué asumir los esfuerzos de una cuidadosa planificación presupuestaria y ferial, así como la organización de la feria, si el éxito no es medible después? Por lo tanto, a pesar de todo el entusiasmo por las buenas conversaciones, las preguntas interesantes y las ofertas atractivas, los siguientes pasos deben tenerse en cuenta:
- Comprobación de costes/beneficios y control de facturas: Estos pasos deben mostrar si el esfuerzo realmente ha valido la pena.
- Evaluación del registro de visitantes: Los datos de los visitantes registrados profesionalmente durante la feria deben ser evaluados.
- Mantenimiento de nuevos contactos en el CRM: Los nuevos contactos obtenidos deben ser incorporados y mantenidos en la base de datos de la empresa (CRM).
- Redacción de un informe final: Este informe debe presentarse posteriormente a todos los participantes, idealmente con el mismo entusiasmo que ha impulsado el proyecto desde el principio.
Así, lo que comenzó con entusiasmo se convierte en un exitoso «Call to Action» gracias a un convincente concepto ferial, medios publicitarios sofisticados y obsequios inteligentes, especialmente si se involucra al personal de la feria desde el principio y se cuenta con el apoyo de un coach de ferias. Por lo tanto, es hora de preparar la próxima feria.
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Hubertus von Kolkow
Dirección de Consultoría/Estrategia de Marca
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