Web to Print para empresas con múltiples ubicaciones y marcas

Tres ubicaciones, dos marcas y 20 personas en el equipo de ventas: en esta constelación, Web to Print libera a su departamento de marketing de la coordinación diaria de pedidos. KAOS configura un portal de pedidos cerrado a través del cual sus empleados pueden solicitar directamente los materiales impresos y promocionales aprobados. El surtido solo es visible para los usuarios autorizados, por lo que sus plantillas y condiciones permanecen internas.

Sin un portal, un nuevo pedido a menudo pasa por cinco etapas: solicitud por correo electrónico, búsqueda del archivo de impresión actual, oferta, aprobación y envío. En algún punto de este proceso, el folleto del penúltimo año termina en la imprenta. En una tienda Web to Print, en cambio, solo está disponible la versión válida de cada artículo.

La diferencia es más evidente en los materiales impresos personalizados. Cada persona introduce su nombre, número de extensión y ubicación para sus tarjetas de visita en un formulario de entrada y comprueba la vista previa antes de realizar el pedido. Gracias a Web to Print, su departamento de marketing ya no tiene que iniciar un pedido individual para cada nuevo empleado. Las plantillas subyacentes son creadas por nuestro equipo gráfico en Wangen im Allgäu, que ha acompañado a muchos clientes de tamaño mediano durante años en la creación de catálogos y membretes.

Plantillas con diseño corporativo que su equipo rellena por sí mismo

Un portal es tan bueno como las plantillas que contiene. Para garantizar la calidad, en la impresión web definimos para cada artículo qué campos permanecen abiertos y cuáles están bloqueados. El logotipo, las fuentes, los valores de color y los espaciados están fijados, y solo se pueden editar los contenidos que realmente cambian:

Datos de contacto como nombre, función, teléfono y correo electrónico
Datos de ubicación para sucursales, filiales o distribuidores
Contenidos de la promoción como precio, período o un motivo de una selección de imágenes aprobada

Así, un cartel de la sucursal número 40 se ve exactamente igual que uno de la sede central. La plantilla gestiona nombres demasiado largos o títulos duplicados reduciendo el tamaño de la fuente dentro de límites fijos. Posteriormente, el sistema genera un PDF listo para imprimir con sangrado. La verificación de datos antes de la impresión se simplifica considerablemente con la impresión web.

Algunos portales fracasan en la base porque los valores de color para la impresión y la pantalla nunca se definieron correctamente. Antes de crear la primera plantilla, cerramos estas brechas. Nuestra experiencia como agencia de identidad corporativa nos ayuda en esto, ya que coordinamos los valores CMYK, Pantone y RGB desde el principio.

Conexión SAP a través de OCI y cXML para su software Web to Print

En las empresas grandes, cada pedido pasa por el sistema de compras. Un software Web to Print que existe como una isla aparte genera consultas y duplicidad de registros. Para que los pedidos lleguen sin desvíos, conectamos el portal directamente a SAP a través de Punch-out si así lo desea.

A través de la Open Catalog Interface, OCI para abreviar, su departamento de compras abre el portal desde el sistema SAP, prepara tarjetas de visita o catálogos y transfiere la cesta de la compra de vuelta. La cesta de la compra se convierte en una solicitud de pedido en SAP, que sigue su ruta de aprobación habitual. Las plataformas de compras como SAP Ariba o Coupa, por otro lado, suelen utilizar cXML, un segundo estándar común que también conectamos.

¿Trabaja sin conexión ERP? Incluso entonces, mantendrá los costes bajo control. En la tienda Web2Print, almacenamos centros de coste, presupuestos por ubicación y aprobaciones de varios niveles. Si una sucursal excede su presupuesto, el pedido se envía automáticamente al gerente responsable. Si opera Web to Print con o sin SAP, lo aclararemos previamente con su departamento de TI.

Diseñado por nosotros con .

Desarrollo y activación de marca

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SALOMON FOODWORLD – FOOD-INNOVATION

Esencia de marca y nuevo diseño

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Tienda WordPress con WooCommerce

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Concepto de folletos

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Relanzamiento del sitio web

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Envases

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Producción de impresión y gestión de envíos

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Qué soluciones Web to Print son adecuadas para las medianas empresas

El alcance correcto lo determina menos el tamaño de la empresa que el número de pedidos y artículos. Una empresa artesanal con dos sucursales necesita funciones diferentes a las de un fabricante que suministra folletos a 150 distribuidores especializados. La siguiente descripción general muestra tres niveles de expansión típicos y le ayuda a clasificar sus necesidades antes de comparar ofertas:

Nivel de expansión	Adecuado para	Funciones típicas
Portal básico	De 1 a 3 ubicaciones, pocos solicitantes	Plantillas, vista previa, historial de pedidos
Portal con aprobaciones	Red de sucursales o distribuidores, varios presupuestos	Centros de coste, límites presupuestarios, niveles de aprobación
Portal con conexión de compras	Compras centrales con SAP o plataforma de compras	OCI o cXML, facturación por centro de coste, artículos en stock

Las tres soluciones Web to Print se basan unas en otras. Por lo tanto, puede empezar con poco y añadir aprobaciones o una conexión SAP más tarde, sin tener que crear las plantillas de nuevo.

Si solo dos personas piden tarjetas de visita ocasionalmente, un portal propio rara vez merece la pena. En ese caso, un pedido de impresión directo a nosotros es la mejor opción.

A menudo, una solución Web to Print es el primer paso hacia una gestión de impresión ordenada, que considera el volumen de impresión, los proveedores y los niveles de stock de forma conjunta. Dado que los artículos se reimprimen en pequeñas tiradas cuando es necesario, las existencias en el almacén se reducen notablemente. Además, después de un cambio de diseño, apenas se tiran cajas con folletos obsoletos al papel viejo.

Rutas cortas entre agencia, imprenta y Lettershop en el grupo

Detrás del portal hay tres empresas del grupo de medios Carbunus con tareas claramente distribuidas. Nosotros nos encargamos de las plantillas, el mantenimiento de los artículos y la tecnología. La impresión se realiza en KSW, la imprenta Web to Print de nuestro grupo, en impresión offset o digital, incluyendo el acabado. Futura Marketing, como Lettershop, se encarga del almacenamiento, el acondicionamiento y el envío a cada sucursal o feria.

Una persona de contacto fija supervisa las tres estaciones y aclara dudas sobre fechas de entrega o reimpresiones. Si, además, hay proyectos individuales como informes anuales o folletos de imagen, los implementamos en paralelo como productos de impresión de alta calidad.

¿Le gustaría ver cómo podría ser Web to Print en su empresa? KAOS le mostrará un portal de ejemplo con plantillas, aprobaciones y proceso de pedido en una breve demostración en línea. Indíquenos brevemente el número de artículos y el grupo de solicitantes, y le prepararemos su oferta.

¿Tiene preguntas?

Kurt Schauer

Director general