展会用圆珠笔、销售团队用夹克、年终礼品。在许多公司中，此类订单都是在仓促和时间压力下产生的，最终产品可能与品牌不符或迟到一天。本文将向您展示如何设置促销品采购，使预算、截止日期和效果相匹配。

从首次简报到交付的促销品采购

如果展会在三周后开始，通常就没有时间进行周密的促销品采购了。因此，人们会订购在线商店可以立即发货的商品，没有人会检查该商品是否与品牌匹配。KAOS 在与中小型企业的众多项目中看到了这种情况发生的频率，从印刷品到促销品再到完整的营销活动。成功很少取决于单价，而几乎总是取决于准备工作。

本指南将引导您完成整个流程。您将了解哪种采购方式适合您的需求，在供应商方面应注意什么，以及如何实际评估促销品的价值。

为什么促销品在公司中常常陷入困境

营销部门希望产品引人注目并能长期使用。采购部门关注价格和条件，管理层则主要关注截止日期。由于很少有人觉得自己对整个流程负责，促销品采购被分解成许多小的独立决策。每个部门都为自己的场合订购，通常是与不同的供应商合作，并使用不同的徽标文件。

许多公司都亲身经历过这些后果。仓库里还有 800 支印有旧电话号码的圆珠笔，而下一场展会则在匆忙补货。从我们的项目中我们知道，大多数错误采购在实际订购之前就已经发生，因为目标和数量只是估算的，没有人要求样品。一旦这些问题提前解决，您就可以节省金钱和精力。

促销品采购的五个步骤

以下步骤在实践中已被证明是有效的，无论您是需要 200 件开放日散发物品，还是为最重要的客户提供高价值礼品。通过这个顺序，您可以采购促销品，而不会让流程的任何部分依赖于偶然。

确定目标和接收者

首先要问的是产品应该达到什么效果。在展会上吸引新客户、在年底感谢老客户或欢迎新员工是三个完全不同的任务。因此，目标是促销品采购最重要的规范，因为它决定了产品、价值和数量。

由于促销品在融入活动而不是单独放在柜台上时效果最好，因此我们作为促销代理机构将其与邮件、展会或销售拜访一起规划。

实际设定预算和数量

根据您的固定场合制定年度预算是明智的。为了让最后一天迟到的参观者也能带走一些东西，您应该为每个场合预留少量备用。

阶梯价格会诱使您订购超出所需数量。只有当产品可以在多个场合使用时，更大的印量才值得，即不带有日期或活动主题。因此，在促销品采购中有一条简单的经验法则：永恒的主题数量更多，与活动相关的产品数量精确计算。

选择产品、材料和精加工

如果产品适合接收者的日常生活，那么它就是合适的。在建筑工地，卷尺很受欢迎；在办公室，笔记本很受欢迎；在体育俱乐部，水瓶很受欢迎。质量也必须与品牌相符，因为一支两天后就失灵的圆珠笔会给发件人带来负面影响。

在精加工过程中，材料决定了框架。塑料和纸张通常用于印刷，金属通常用于雕刻，纺织品则用于刺绣或丝网印刷。由于许多工艺中每增加一种颜色都会提高价格，因此尽早考虑您的标志真正需要多少种颜色是值得的。明确的颜色值和标志变体规定将为您在采购促销品时省去大量咨询。

索取样品并批准打样

在生产开始之前，您应该已经拿到实物。只有实物样品才能展示触感和工艺。之后是印刷图像的批准，通常是数字打样。在此过程中，请至少检查以下几点：

• 标志是否为最新版本且颜色正确
• 印刷品在商品上的位置和尺寸
• 商品本身的材料和底色
• 包装，如果商品是单独交付或寄送的

此处未被注意到的错误将在整个批次中重复出现。因此，批准是整个促销品采购过程中最重要的控制点。

明确交货、入库和提取事宜

确定交货日期时留出缓冲时间，最好比实际活动提前一周。此外，还要明确谁接收货物、货物存放在哪里以及谁以后可以提取数量。

当涉及多个地点时，纸箱在到达展位之前很容易丢失。一份包含数量和存储位置的简短交接清单可以干净利落地完成促销品的采购。

在线商店、批发或全方位服务：哪种采购方式适合您？

选择哪种方式，与其说是取决于公司规模，不如说是取决于数量、频率和咨询需求。以下概述并列了四种常见的方案：

对于少量常用商品，在线商店通常就足够了。当场合、地点和特殊要求越多时，越值得选择一家促销品服务提供商，它能整合咨询、设计、仓储和运输。直接进口通常只有在数量非常大的情况下才划算。届时，海关和合规性检查将由您负责。

如果多个地点或销售团队有持续需求，封闭式订购门户就很有用。获批的商品可以在那里无需单独订单即可提取，从而使促销品采购在很大程度上在后台运行。

交货时间、最小起订量和产品安全的重要性

促销品采购中的许多问题都出现在交货期、数量和证明方面。因此，有三点值得特别关注。

实际规划提前期

如果供应商在欧洲有库存，通常在批准后几周内即可完成加工和交付。海外定制商品通常需要几个月，因为还需要加上生产、海运和清关时间。

此外，请预留样品和修改周期的缓冲时间。按时完成的促销品采购是根据活动日期倒推，而不是根据订单日期正推。

最小起订量和阶梯价格

许多商品都有最小起订量，这根据产品和加工方式而差异很大。高数量下的低单价很有吸引力。但通常会剩下剩余库存，在下一次设计变更后就无人可用。

如果商品设计足够中性，最好将多个场合的需求合并在一个订单中。这样，促销品采购既经济又不会堆积如山的纸箱。

产品安全、标识和可持续性

促销品在法律意义上是产品，即使您将其作为礼物赠送。自2024年12月13日起，欧盟产品安全法规（简称GPSR）生效，对安全性和可追溯性提出了强制性要求。对于移动电源等电子产品，需要CE标志；对于纺织品和塑料，需要遵守REACH化学品法规。如果您关心可持续性，请询问材料、来源和公认的认证标志，而不是仅仅依赖广告宣传。

在下订单之前，您的供应商应该能够回答以下问题：

• 该商品是否有符合性声明和测试证明？
• 货物来自哪个国家，将通过何种方式交付？
• 生产前是否可以寄送样品？
• 交货日期是否会书面确认？
• 如果交货有误，联系人是谁？

这些证明与价格比较一样，都是精心采购促销品的重要组成部分。

根据成本和效益正确评估促销品

促销品到底值多少钱？单价是最方便的指标，同时也是最不准确的。促销品只要被使用并保持可见，就会发挥作用。只有当您在整个使用寿命期间考虑成本和效益时，促销品的成本和效益才具有意义。

在采购促销品时，与目标群体的匹配度也很重要。一份昂贵的礼物，如果收件人觉得与日常生活无关，会比一个简单但有用的物品更快地被束之高阁。

每次接触成本而非单价

一个故意采用整数假设的计算示例可以使这种差异变得具体。假设一支0.50欧元的圆珠笔被使用了几天，并被看到了十次，那么每次接触的成本是五美分。相比之下，一本8欧元的笔记本在办公桌上放了半年，大约有400次视觉接触。尽管价格更高，但每次接触的成本仅为两美分。

因此，在促销品采购中，最便宜的商品很少是最经济的。关键在于您的目标群体实际使用它的时间长短和频率。

如何衡量效果

一旦商品提供反馈渠道，效果就可以衡量。一个指向独立活动页面的二维码、一个折扣码或展会后的个人电话，都可以显示有多少收件人做出了回应。

在我们的活动中，我们喜欢将促销品与 直邮结合起来。信封中一个小的、有用的物品使邮件在其他收件箱中脱颖而出，上面的独立代码使回复可计数。这样，促销品采购就成为一项您的销售部门可以追踪结果的措施。

长期组织促销品采购

通过一些练习，可以很好地控制单个订单。但只有当促销品采购遵循固定的年度计划时，才能真正放松。为此，在年初收集所有重复的场合，从展会到周年纪念日，再到培训开始。然后由一个人协调所有订单。

此外，一个集中存放已批准的徽标文件和设计规范的地方也很有帮助。与固定的合作伙伴和框架协议合作，每次后续订单的协调工作量都会显著减少。通常，最低库存就足够了，而不是大量库存。通过这种方式，促销品采购从繁忙的例外情况变为可计划的例行公事。

我们为许多中型客户承担这一流程。我们的团队设计物品和印刷数据，而 Futura Marketing（我们 Carbunus 媒体集团中负责仓储和运输处理的姐妹公司）接收成品并按需备货。如果您的外勤销售人员需要补货或需要向客户发货，包裹将直接从那里发出。作为 促销品代理机构，我们与您一起提前明确哪些物品适合哪些目标。

关于促销品采购的常见问题

我可以将促销品作为税前扣除吗？

是的，在特定限制内。赠送给商业伙伴的礼物可以作为经营费用扣除，只要其净值在每个接收者和每个会计年度不超过 50 欧元。这是一个免税额：如果超过，则完全取消扣除。

净值不超过 10 欧元的宣传品在税务上不被视为礼物。如果您为接收者承担税款，则根据《所得税法》第 37b 条，将产生 30% 的统一税，外加团结附加费和（如果适用）教会税。在采购促销品之前，请与您的税务顾问协调细节，因为记录义务和特殊情况取决于具体情况。

带徽标的订单需要多长时间？

大致的时间范围请参见上面关于提前期的部分。对于您的计划，另一个重点是：计时从您的批准开始，而不是从请求开始。徽标的每一次修改都会推迟交货日期。如果缺少可用于印刷的文件，促销品采购通常在第一周就会停滞不前。

为促销品设立自己的仓库值得吗？

对于少量物品，办公室里的一个架子就足够了。一旦需要向多个地点供货或定期发送客户包裹，将仓储交给促销品服务提供商通常比拥有自己的空间和自己的工作时间更经济。通常，费用将根据使用的仓储空间和每次运输操作进行结算。

无论是展会的宣传品还是送给长期客户的礼物，精心策划的促销品采购在任何场合都能带来回报。如果目标、预算、样品和交付方式提前确定，那么订单本身就只是形式。您想与我们一起规划明年的活动吗？您可以通过 联系我们页面最快地联系我们，最好附上您的活动和数量的粗略清单。