Web to Print für Unternehmen mit vielen Standorten und Marken

Drei Standorte, zwei Marken und 20 Leute im Außendienst: In dieser Konstellation nimmt Web to Print Ihrem Marketing die tägliche Bestellkoordination ab. KAOS richtet dafür ein geschlossenes Bestellportal ein, über das Ihre Mitarbeitenden freigegebene Drucksachen und Werbemittel selbst abrufen. Sichtbar ist das Sortiment nur für freigeschaltete Nutzer, Ihre Vorlagen und Konditionen bleiben also intern.

Ohne Portal durchläuft eine Nachbestellung oft fünf Stationen: Anfrage per E-Mail, Suche nach der aktuellen Druckdatei, Angebot, Freigabe und Versand. Irgendwo auf diesem Weg rutscht dann die Broschüre vom vorletzten Jahr in die Druckerei. In einem Web to Print Shop steht dagegen nur die gültige Version jedes Artikels zur Auswahl.

Am deutlichsten zeigt sich der Unterschied bei personalisierten Drucksachen. Jede Person gibt Name, Durchwahl und Standort für ihre Visitenkarten selbst in eine Eingabemaske ein und prüft die Vorschau, bevor sie bestellt. Ihre Marketingabteilung muss dank Web to Print nicht mehr für jeden Neuzugang einen Einzelauftrag anstoßen. Die zugrunde liegenden Vorlagen entstehen in unserem Grafikteam in Wangen im Allgäu, das viele mittelständische Kunden seit Jahren bei Katalogen und Briefbögen begleitet.

Vorlagen im Corporate Design, die Ihr Team selbst befüllt

Ein Portal ist nur so gut wie die Vorlagen, die darin liegen. Damit die Qualität stimmt, legen wir beim Web-to-Print für jeden Artikel fest, welche Felder offen bleiben und was gesperrt ist. Logo, Schriften, Farbwerte und Abstände sind fixiert, bearbeitbar bleiben nur Inhalte, die sich tatsächlich ändern:

Kontaktdaten wie Name, Funktion, Telefon und E-Mail
Standortangaben für Filialen, Niederlassungen oder Händler
Aktionsinhalte wie Preis, Zeitraum oder ein Motiv aus einer freigegebenen Bildauswahl

So sieht ein Plakat aus der 40. Filiale genauso aus wie das aus der Zentrale. Die Vorlage fängt zu lange Namen oder doppelte Titel ab, indem sie die Schriftgröße in festen Grenzen verkleinert. Anschließend erzeugt das System ein druckfertiges PDF mit Beschnitt. Die Datenprüfung vor dem Druck fällt mit Web to Print dadurch deutlich schlanker aus.

Manche Portale scheitern schon an der Basis, weil Farbwerte für Druck und Bildschirm nie sauber definiert wurden. Bevor die erste Vorlage entsteht, schließen wir solche Lücken. Dabei hilft unsere Erfahrung als Corporate Identity Agentur, denn CMYK-, Pantone- und RGB-Werte stimmen wir von Beginn an gemeinsam ab.

SAP-Anbindung über OCI und cXML für Ihre Web to Print Software

In größeren Unternehmen läuft jede Bestellung über das Einkaufssystem. Eine Web to Print Software, die daneben als Insel existiert, erzeugt dort Rückfragen und doppelte Erfassung. Damit Bestellungen dort ohne Umweg ankommen, binden wir das Portal auf Wunsch per Punch-out direkt an SAP an.

Über das Open Catalog Interface, kurz OCI, öffnet Ihr Einkauf das Portal aus dem SAP-System heraus, stellt Visitenkarten oder Kataloge zusammen und überträgt den Warenkorb zurück. Aus dem Warenkorb wird im SAP eine Bestellanforderung, die Ihren gewohnten Freigabeweg durchläuft. Einkaufsplattformen wie SAP Ariba oder Coupa sprechen dagegen meist cXML, einen zweiten verbreiteten Standard, den wir ebenfalls anbinden.

Sie arbeiten ohne ERP-Anbindung? Auch dann behalten Sie die Kosten im Griff. Wir hinterlegen im Web2Print Shop Kostenstellen, Budgets je Standort und mehrstufige Freigaben. Überschreitet eine Filiale ihr Budget, geht die Bestellung automatisch an die zuständige Führungskraft. Ob Sie Web to Print mit oder ohne SAP betreiben, klären wir vorab mit Ihrer IT-Abteilung.

Von uns mit gestaltet.

Markenentwicklung und Aktivierung

€€

SALOMON FOODWORLD – FOOD-INNOVATION

Markenkern und Neugestaltung

€€

ALPJAGD – Markenkern und Neugestaltung

Wordpress-Shop mit WooCommerce

€

ReRacing – Online-Shop

Munk Jubiläumsbroschüre 125 Jahre Prägung

Broschürenkonzept

€€€

MUNK Group – Jubiläumsbroschüre

Adventskalender

€

Stadt Tettnang – Advent, Advent

Messestand

€€

PlantaVet – Messestand

Website-Relaunch

€

Pferdehof Balthasar – Website-Relaunch

Packaging

€

Anomal – Weißwein / Scheurebe & Sauvignon blanc

Printproduktion und Versandabwicklung

€

Swarovski – Printabwicklung

Welche Web to Print Lösungen sich für den Mittelstand eignen

Den richtigen Umfang bestimmt weniger die Firmengröße als die Zahl der Besteller und Artikel. Ein Handwerksbetrieb mit zwei Filialen braucht andere Funktionen als ein Hersteller, der 150 Fachhändler mit Prospekten versorgt. Die folgende Übersicht zeigt drei typische Ausbaustufen und hilft Ihnen, Ihren Bedarf einzuordnen, bevor Sie Angebote vergleichen:

Ausbaustufe	Passt zu	Typische Funktionen
Basis-Portal	1 bis 3 Standorte, wenige Besteller	Vorlagen, Vorschau, Bestellhistorie
Portal mit Freigaben	Filialnetz oder Händler, mehrere Budgets	Kostenstellen, Budgetgrenzen, Freigabestufen
Portal mit Einkaufsanbindung	zentraler Einkauf mit SAP oder Einkaufsplattform	OCI oder cXML, Abrechnung je Kostenstelle, Lagerartikel

Alle drei Web to Print Lösungen bauen aufeinander auf. Sie können also klein starten und Freigaben oder eine SAP-Anbindung später ergänzen, ohne die Vorlagen neu anzulegen.

Wenn bei Ihnen nur zwei Personen gelegentlich Visitenkarten bestellen, lohnt sich ein eigenes Portal dagegen selten. Ein direkter Druckauftrag an uns ist dann die bessere Wahl.

Häufig ist eine Web to Print Lösung der erste Schritt zu einem geordneten Printmanagement, das Druckvolumen, Lieferanten und Lagerbestände gemeinsam betrachtet. Weil Artikel bei Bedarf in kleinen Auflagen nachgedruckt werden, schrumpfen die Vorräte im Keller spürbar. Nach einer Designänderung wandern außerdem kaum noch Kartons mit veralteten Prospekten ins Altpapier.

Kurze Wege zwischen Agentur, Druckerei und Lettershop im Verbund

Hinter dem Portal stehen drei Unternehmen der Carbunus Mediengruppe mit klar verteilten Aufgaben. Wir kümmern uns um Vorlagen, Artikelpflege und Technik. Gedruckt wird bei KSW, der Web to Print Druckerei in unserem Verbund, im Offset- oder Digitaldruck samt Veredelung. Futura Marketing übernimmt als Lettershop Lagerung, Konfektionierung und Versand an jede Filiale oder Messe.

Ein fester Ansprechpartner behält alle drei Stationen im Blick und klärt Rückfragen zu Lieferterminen oder Nachdrucken. Falls daneben Einzelprojekte wie Geschäftsberichte oder Imagebroschüren anstehen, setzen wir diese parallel als hochwertige Druckprodukte um.

Möchten Sie sehen, wie Web to Print in Ihrem Unternehmen konkret aussehen könnte? KAOS zeigt Ihnen in einer kurzen Online-Vorführung ein Beispielportal mit Vorlagen, Freigaben und Bestellablauf. Nennen Sie uns kurz Artikelzahl und Bestellerkreis, dann erstellen wir Ihr Angebot.

Sie haben Fragen?

Kurt Schauer

Geschäftsführer