Begeisterung mit Konzept: per Messe zum Erfolg

Wir sind Ihre Spezialisten für Messekonzepte

Ein Workshop zur Messeplanung sollte idealerweise von externen Spezialisten vorbereitet und moderiert werden, da die Innensicht eines Unternehmens sich oft stark von der Außensicht unterscheidet. Entwicklungsingenieure neigen beispielsweise dazu, alle ihre Errungenschaften präsentieren zu wollen. Dies führt oft dazu, dass Messestände mit Exponaten überladen und unübersichtlich werden, wodurch das eigentliche Konzept in der Menge untergeht.

Unsere Aufgabe besteht darin, Ihre Marke auf dem Messestand „dreidimensional“ erlebbar und leicht verständlich zu machen – sei es durch ein Farbsystem, Beschilderungen, gekennzeichnete Exponate oder intelligente Icons. Hierbei bringen wir unser Verständnis für Raum, Form und Material ein. Natürlich prallen in diesem Planungsschritt unterschiedliche Perspektiven aufeinander. Mit Begeisterung und möglicherweise der Moderation durch einen sogenannten Messe-Coach kann die unternehmerische Innensicht sinnvoll durch eine gestalterische und kommunikative Außensicht ergänzt werden. So entstehen innovative Strategien und Erfolgsmodelle für eine erlebnisorientierte Begegnungskommunikation, die Menschen auf dem Messestand zusammenbringt und zum Austausch anregt.

Unser erfahrenes Team unterstützt Sie gerne bei der Entwicklung maßgeschneiderter Messekonzepte und -stände und begleitet Sie durch Workshops, sodass Ihrem nächsten Messeauftritt nichts im Wege steht. Unser Leistungsspektrum umfasst auch das Coaching Ihres Messepersonals sowohl vor als auch während der Messe. Von Anfang an stehen wir als externer Ansprechpartner bereit, übernehmen die Gesamtkoordination und ermöglichen es Ihrem Messepersonal, sich voll auf die erlebnisorientierte Begegnungskommunikation zu konzentrieren.

Konkret: Der Unterschied auf einer Messe wird nicht nur durch das Corporate Design (CD) gemacht, sondern vor allem durch das Erkennen und Nutzen des Potenzials der Corporate Identity (CI). Ein Messeauftritt erhält Identität und Differenzierung, wenn alle relevanten Faktoren – insbesondere das Standpersonal, das den Geist des gesamten Unternehmens verkörpert – berücksichtigt werden.

Es ist klar, dass es für den Messeerfolg mehr braucht als Begeisterung allein. Ungelenkt führt sie nicht zum Ziel. Ergänzt wird sie durch Mut und Disziplin: Mut, neue und überraschende Wege in der Kommunikation zu gehen, ohne die Unternehmenskommunikation auf den Kopf zu stellen, und Disziplin, das verabschiedete Konzept konsequent umzusetzen – mit der nötigen Ausdauer und der Unterstützung durch eine Agentur oder einen Messe-Coach.

„You never get a second chance to make a first impression“

In der Tat, besonders bei einer Messepräsenz gibt es keine zweite Chance, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen – ein Gedanke, den der bekannte Werbeslogan des Antischuppenshampoos Head & Shoulders aus den 1980er Jahren treffend vermittelt. Daher ist es entscheidend, sorgfältig darauf zu achten, wie dieser erste Eindruck entsteht. Ein Messeauftritt wird maßgeblich durch die Mitarbeiter am Stand geprägt. Wenn diese nicht kompetent, freundlich und kontaktfreudig auftreten, nützt selbst die beste Messestand-Präsentation nichts, und die Chance auf einen guten ersten Eindruck ist vertan.

Fünf Tipps vom Messe-Coach der KAOS Werbeagentur für gutes Messepersonal:

• Treffen Sie die richtige Auswahl: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter auf allen Ebenen zu überprüfen. Dabei geht es nicht nur um fachliches Know-how, sondern auch um Kontaktfreudigkeit, Kommunikationsstärke, Höflichkeit, Freundlichkeit, Stressresistenz, schnelle Auffassungsgabe und hohe Motivation.
• Bestimmen Sie einen Messestandleiter: Ernennen Sie innerhalb des Teams einen Messestandleiter, der während der gesamten Messe die Verantwortung für den Stand und den Auftritt übernimmt – idealerweise in enger Abstimmung mit dem Messe-Coach.
• Erstellen Sie einen Arbeits- und Ablaufplan: Legen Sie einen detaillierten Zeitplan für den Messestand fest und verteilen Sie die Aufgaben klar unter den Teammitgliedern. So vermeiden Sie Langeweile oder Unsicherheiten darüber, was wann zu tun ist.
• Sorgen Sie für klare Aufgabenverteilung: Definieren Sie die Aufgaben am Messestand präzise und halten Sie diese schriftlich fest, sodass sie für alle Mitarbeiter jederzeit einsehbar sind. Checklisten können hierbei hilfreich sein, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben erledigt werden.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter mit Begeisterung: Ihre Mitarbeiter müssen genau wissen, was das Ziel der Messe ist und was das Unternehmen erreichen will. Ob es um die Pflege von Bestandskunden oder die Neukundengewinnung durch die Präsentation neuer Produkte geht – alle sollten über ausreichend Wissen zu Unternehmen, Corporate Identity, Produkten und Produktneuheiten verfügen. Außerdem sollten grundlegende Etikette-Regeln geklärt sein, von Höflichkeit und einheitlicher Kleidung bis hin zum ordentlichen Umgang mit leeren Kaffeetassen.

Ein nützlicher Zusatz: schöne und immer funktionierende Hilfsmittel am Stand sind ein Gesprächsleitfaden und ein kleiner Messeknigge, der die „Do’s and Don’ts“ während, vor und nach den anstrengenden Messestunden zusammenfasst.

„If you can’t measure it, you can’t manage it“

„Was du nicht messen kannst, kannst du nicht lenken,“ schrieb der US-amerikanische Wirtschaftswissenschaftler Robert S. Kaplan 1996 in seinem Buch „Balanced Scorecard“. Diese Weisheit sollte in jedem Werbe- und Marketingkonzept eine zentrale Rolle spielen – besonders im Messewesen. Warum die Anstrengungen einer sorgfältigen Budget- und Messeplanung sowie der Messeorganisation auf sich nehmen, wenn der Erfolg anschließend nicht messbar ist? Daher sollten bei aller Begeisterung über gute Gespräche, spannende Nachfragen und interessante Angebote die folgenden Schritte unbedingt beachtet werden:

• Kosten-/Nutzencheck und Rechnungscontrolling: Diese Schritte sollten zeigen, ob sich der Aufwand tatsächlich gelohnt hat.
• Auswertung der Besuchererfassung: Die während der Messe professionell erfassten Besucherdaten müssen ausgewertet werden.
• Pflege neuer Kontakte in das CRM: Die neu gewonnenen Kontakte sollten in die unternehmenseigene Datenbank (CRM) aufgenommen und dort gepflegt werden.
• Verfassen eines Abschlussberichts: Dieser Bericht sollte später im Kreis aller Beteiligten präsentiert werden – idealerweise mit der gleichen Begeisterung, die das Projekt von Anfang an getragen hat.

Was also mit Begeisterung begann, wird durch ein überzeugendes Messekonzept, ausgeklügelte Werbemedien und smarte Give-aways – insbesondere bei früher Einbeziehung des Messepersonals und Unterstützung durch einen Messe-Coach – zu einem erfolgreichen „Call to Action“. Höchste Zeit also, die nächste Messe vorzubereiten.