Richtig punkten: Per E-Mail-Newsletter ins Schwarze treffen

Autor: Kurt Schauer

Auch wenn man manchmal das Gefühl hat, von Online-Werbung regelrecht überschwemmt zu werden: Anders als postalische Direktmailings ist E-Mail-Werbung ohne die ausdrückliche Zustimmung des Empfängers in Deutschland verboten und kann im schlimmsten Fall zu Abmahnungen führen. Seitdem die Rechtsprechung den massenhaften Versand von E-Mails eingeschränkt hat, erfreut sich der E-Mail-Newsletter jedoch paradoxerweise zunehmender Beliebtheit. Warum ist das so?

Die Antwort ist einfach und plausibel:

Gerade weil der massenhafte Versand von E-Mails zurückgegangen ist, erfreut sich der E-Mail-Newsletter einer hohen Akzeptanz. Kunden und Interessenten melden sich heute bewusst an, um interessante Themen und Neuigkeiten zu erfahren. Der Vorteil für den Versender: Der Nutzen ist groß, während Aufwand und Kosten überschaubar bleiben.

Dem Inhalt und dem richtigen Mix an Informationen kommt dabei eine zentrale Bedeutung zu. Kein anderes Medium ermöglicht es, Informationen so schnell, zielgerichtet und kompakt zu vermitteln – sei es News, aktuelle Projekte, Tipps und Tricks oder Berichte über ein Firmenjubiläum oder den letzten Betriebsausflug.

Wichtig ist, als Versender den passenden Marketing-Mix zu berücksichtigen. Bevor Sie aktiv werden, sollten Konzept und Strategie feststehen: Inhalte, Format, Frequenz und Versandzeitpunkt müssen sorgfältig geplant werden. Das Ziel ist es, den richtigen Empfänger zur passenden Zeit anzusprechen, ohne zu nerven. Die Reaktionen können je nach Zielsetzung unterschiedlich ausfallen: Während Anbieter A lediglich informieren und als kompetenter Partner wahrgenommen werden möchte, zielt Anbieter B darauf ab, den Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung zu fördern.

Der Erfolg ist dabei immer messbar: Ob durch Onlinebestellungen, das Ausfüllen eines Formulars oder den Download zusätzlicher Informationen – jede Interaktion wird erfasst. Mit Tools wie „Google Analytics“ werden nicht nur Öffnungs- und Klickraten überwacht, sondern auch passive Daten wie die Verweildauer oder das Verhalten auf der Website. Diese Daten dienen zur Erfolgsmessung und helfen dabei, zukünftige Kampagnen zu optimieren.

Ein paar einfache Regeln

Für den Versand eines E-Mail-Newsletters an Geschäftskunden gelten Dienstag, Mittwoch und Donnerstag zwischen 10 und 14 Uhr als idealer Zeitpunkt. Endkunden hingegen sind besonders am Donnerstagnachmittag und Freitagnachmittag gut erreichbar. Doch auch eine abweichende Strategie außerhalb dieser Zeiten kann hohe Aufmerksamkeit erregen.

Damit der Empfänger die E-Mail überhaupt öffnet, ist eine ansprechende Betreffzeile entscheidend. Studien zeigen, dass über die Hälfte der Empfänger E-Mails aufgrund von attraktiven Schlüsselwörtern öffnet. Auch die Bekanntheit des Absenders spielt eine Rolle. Eine korrekte und direkte Ansprache mit dem Namen des Empfängers schafft Vertrauen und signalisiert, dass die Nachricht relevant ist. Weitere Personalisierungen mithilfe von Daten aus dem Customer-Relationship-Management (CRM) können die Reaktionsrate erhöhen. Informationen wie Funktion, Interessen oder bisherige Käufe der Kunden ermöglichen es, die Zielgruppe gezielt anzusprechen. Wichtig dabei ist, den schmalen Grat zwischen persönlicher Ansprache und der Nutzung von Daten zu wahren. Die Frage bleibt: Sind die Informationen für den Empfänger tatsächlich relevant oder nützlich?

Kundenbeziehungen und „Double Opt-In“

Doch wie schaffe ich Bekanntheit und baue eine Abonnentenliste auf? Der Versand eines E-Mail-Newsletters erfordert rechtlich die ausdrückliche Einwilligung des Empfängers. Dies erfolgt technisch am einfachsten über das sogenannte „Double Opt-In“: Der Empfänger gibt seine E-Mail-Adresse ein und erhält zur Bestätigung eine E-Mail. Erst wenn der Bestätigungslink in dieser E-Mail aktiv angeklickt wird, ist der Prozess abgeschlossen und der Empfänger wird in die Abonnentenliste aufgenommen. Natürlich sollte jede E-Mail auch die Möglichkeit zum Abmelden (Opt-out) enthalten.

Kundenbeziehungen allein berechtigen nicht automatisch zum Versand von E-Mail-Newslettern. Auch bei bestehenden Beziehungen ist es wichtig, dass der potenzielle Empfänger aktiv und nachweislich seine Zustimmung gibt. Es empfiehlt sich, bei der Anmeldung nur die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld abzufragen. Weitere Angaben sollten optional sein, um den Anmeldeprozess möglichst einfach zu gestalten. Wer seine Empfänger jedoch bereits bei der Anmeldung in Gruppen clustert, kann gezielter und relevanter informieren. Über Art, Zweck und Umgang mit den persönlichen Daten sollte stets transparent informiert werden. Ein Newsletterarchiv kann Vertrauen schaffen, da potenzielle Abonnenten sehen, was sie erwartet. In bestehenden Beziehungen hat sich zudem der „Confirmed Opt-In“ bewährt, bei dem das Einverständnis persönlich und bestätigt eingeholt wird.

Schnell und schlagkräftig

Noch vor wenigen Jahren war der Versand von E-Mail-Newslettern ohne externe Hilfe eine Herausforderung. Heute ermöglichen Content-Management-Systeme (CMS) wie Contao, das bei KAOS zur Pflege von Websites eingesetzt wird, den einfachen Versand von Newslettern mit nur wenigen Klicks. Die Verwaltung der Abonnenten erfolgt vollständig automatisiert, und selbst für den Versand an bis zu 100.000 Empfänger sind keine zusätzlichen Ressourcen erforderlich – es entstehen keine weiteren Kosten.

Da viele Inhalte bereits auf der Website vorhanden sind, kann ein E-Mail-Newsletter schnell aus einer HTML-Vorlage erstellt und versendet werden. So können Sie flexibel auf Marktsituationen reagieren und gleichzeitig Zeit, Nerven und Kosten sparen.

Mit voller Aufmerksamkeit unterwegs

In der schnelllebigen Welt der E-Mail-Kommunikation ist es entscheidend, die Aufmerksamkeit des Empfängers im Moment des Empfangs zu gewinnen. Da mittlerweile über die Hälfte aller E-Mails auf mobilen Geräten geöffnet werden, ist es unerlässlich, dass Ihr E-Mail-Newsletter nicht nur zur richtigen Zeit ankommt, sondern auch in einem responsiven Design gestaltet ist. Ein responsives Design sorgt dafür, dass Ihre Inhalte auf allen Geräten, sei es Smartphone, Tablet oder Desktop, optimal dargestellt werden. Dies erhöht die Chance, dass Ihre Nachricht gelesen wird und nicht in der Flut von E-Mails verloren geht.

Viele Entscheider nutzen Wartezeiten, wie am Flughafen oder in der Bahn, um ihre E-Mails auf dem Smartphone zu überprüfen. Wenn Ihr Newsletter in diesem Moment in einem ansprechenden und gut lesbaren Format erscheint, treffen Sie den richtigen Nerv. Ein gut gestalteter, mobiler E-Mail-Newsletter wird so zu einem echten Evergreen, der nicht nur sofortige Aufmerksamkeit erregt, sondern auch langfristig positive Eindrücke hinterlässt.

Optimieren Sie Ihre E-Mail-Newsletter für mobile Endgeräte, um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft immer im besten Licht erscheint und Ihre Zielgruppe effektiv erreicht wird.

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Eliana Gramer

Leitung Web/Digital