Antwortquoten auf E‑Mails – und wie Sie sie erhöhen

Autor: Kurt Schauer

Sie ärgern sich, dass Ihre Kunden, Leser und treue Fans Ihres Unternehmens nur auf wenige E-Mails wirklich reagieren? Möglicherweise liegt das nicht an den Inhalten, sondern am Format. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag sechs Tipps, die Sie beim Verfassen von E-Mails nicht unbeachtet lassen sollten. Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Sie ehrliche, schnelle Antworten auf Ihre E-Mails bekommen – ohne Mehraufwand.

1. Kürze und Prägnanz

Eine einfache, klare Sprache erhöht die Wahrscheinlichkeit auf eine Antwort. Zu diesem Ergebnis kommen die Entwickler der recht bekannten Mail-App Boomerang. Je simpler Sie schreiben, desto einfacher fällt dem Empfänger das Verständnis Ihrer Nachricht. E-Mails mit einer Komplexität auf Grundschul-Niveau kommen auf eine Antwortquote von 53 %, während komplexere Nachrichten auf Universitäts-Level nur von 39 % beantwortet werden. Reihenweise Kommas, endlose Nebensätze, verschachtelte Strukturen: Was den Literaturprofessor an der Universität entzückt, schreckt Ihre Kunden in der Regel nur ab. Entschlacken Sie Ihre E-Mails dauerhaft und konzentrieren Sie sich auf die wirklich relevante Message in Ihrer Nachricht.

3. Der Betreff ist die halbe Miete

Ihre Kunden möchten sich direkt angesprochen fühlen. Der erste Kontakt führt immer über die Betreffzeile: Ist diese leer, sinkt die Wahrscheinlichkeit auf eine Antwort auf nur noch 14 %. Nur jede siebte E-Mail wird daher beantwortet. Durch ein bis drei Wörter pro Betreff steigt die Rate auf 37 bis 48 %. Damit haben Sie die goldene Mitte getroffen, denn noch mehr Begriffe im Betreff wirken wiederum verwirrend. Die Antwortquote sinkt mit zunehmender Länge des Betreffs wieder ab. Der einsame Spitzenreiter ist jedoch die E-Mail ohne Betreff, weshalb Sie diese Möglichkeit unter keinen Umständen in Betracht ziehen sollten.

4. Emotionen sprechen Leser an

Ebenso wie im Handel verkaufen Sie Produkte und Dienstleistungen (und damit auch Ihr Unternehmen) nicht durch Daten und Fakten, sondern durch Emotionen. Rütteln Sie Ihre Leser wach, indem Sie starke Adjektive verwenden. Diese dürfen sowohl positiv (großartig, grenzenlos, atemberaubend) als auch negativ (hässlich, verlogen, schrecklich) sein. Die Hauptsache ist, dass der Kunde merkt: „Das hier sollte ich lesen“. Und dieses Gefühl vermitteln Sie am besten, indem Sie Emotionen wecken. Halten Sie sich dabei an den Grundsatz, es nicht zu übertreiben. Emotional aufgeladene E-Mails steigern die Antwortrate um bis zu 15 %, doch Lobhudelei über den „besten, treuesten, fantastischsten Kunden“ wird von Ihren Lesern schnell als solche erkannt.

5. Expertenmeinungen sind gefragt

Möglicherweise vermitteln Sie den Empfängern Ihrer E-Mails vor allem Fakten. Objektiv ist das richtig, subjektiv lieben die Menschen jedoch persönliche Meinungen. Lassen Sie diese also in Ihre E-Mails einfließen und bringen Sie einen Hauch Subjektivität ins Spiel. Offensichtlich sollten Sie jedoch darauf achten, Meinungen möglichst zu weniger hitzigen Themen kundzutun. Eine zu starke Meinung in die aus Sicht Ihrer Leser „falsche Richtung“ führt sonst dazu, dass diese abspringen. Sind Sie auf Verkäufe angewiesen und nutzen Sie E-Mails als Marketinginstrument, beeinflussen Sie dadurch direkt Ihre Umsätze. Vorsicht und Fingerspitzengefühl sind also unbedingt angebracht.

6. Kürze und Prägnanz

Nicht nur beim Format der Sätze, sondern auch bei der Länge der E-Mail dominiert die Kürze. Als am besten geeignet haben sich E-Mails mit einer Länge zwischen 50 und 125 Wörtern herausgestellt. Auf 50 % dürfen Sie dort bei der Antwortrate hoffen. 500 Wörter lange E-Mails drängen nur noch 44 % zu einer Antwort, ab 2.500 Worten sind es nur noch 35 %. Diesen Spitzenplatz teilt sich die sehr lange E-Mail mit der sehr kurzen E-Mail: Enthält ein Schriftstück nur zehn Wörter, antworten nur noch 36 % der Adressaten. Es ist insgesamt also ratsam, das Limit von 50 bis 200 Wörtern nicht zu überschreiten.